L’entretien de recrutement a pour objectif de faire mutuellement connaissance, et pour le recruteur de cerner les compétences d’un candidat, sa motivation pour le poste, afin de prendre la décision la plus objective possible.

On distingue plusieurs types de recruteurs: certains utilisent l’entretien structuré pour guider leur échange avec le candidat, d’autres utilisent principalement leur intuition (recrutement “au feeling”), privilégiant un échange plus spontané et souvent moins cadré, la troisième catégorie de recruteurs adoptent une approche mixte, utilisant un cadre tout en se donnant la liberté d’en sortir pour rebondir sur les propos du candidat ou approfondir certains sujets.
Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise méthode, c’est le résultat qui compte…

Cependant nous allons voir en quoi l’entretien structuré permet d’améliorer la fiabilité du processus de sélection en  le “standardisant”
Nous verrons quelles en sont les étapes, ses avantages et ses limites.

Méthodologie de mise en oeuvre de l’entretien structuré :

Définition des compétences et des critères de sélection

Identification des compétences clés : commencez par identifier les compétences, qualifications et traits de personnalité essentiels pour le poste.
S’assurer que l’on maîtrise parfaitement les missions du poste et re-valider les critères de sélection avec le “hiring manager” si des doutes subsistent.

Élaboration des critères de sélection : définissez des critères de sélection clairs et mesurables basés sur l’analyse du poste et les compétences requises. 

Préparation d’une grille d’évaluation : elle sera remplie successivement par toutes les personnes intervenant dans le processus de recrutement (intervieweur N° 1, 2, 3…). Ainsi chaque personne intervenant dans le processus évalue le candidat sur une base identique, ce qui permet de confronter les points de vue, d’argumenter et de décider sur des éléments objectifs.

Préparation des questions

Questions basées sur les compétences : préparez les questions spécifiques à chaque compétence en collaboration avec le recruteur final et/ou la personne de référence (manager, expert ou directeur technique,…).
Faites-vous expliquer ce que vous ne comprenez pas par vos interlocuteurs.
Les questions “techniques” servent à établir une short-list pertinente.

Guide d’entretien : créez un guide d’entretien avec les questions dans un ordre logique et prévoyez des espaces pour noter les réponses des candidats.

Formation des “intervieweurs”

Formation sur les biais cognififs: formez les  intervieweurs à l’identification et la gestion des biais cognitifs en recrutement.
Techniques d’interview : entraînez-les aux techniques d’entretien structuré et à l’utilisation du guide d’entretien.

Le jour de l’entretien…

Accueil et introduction : 

  • Accueillir cordialement le candidat en se présentant et en le  mettant à l’aise.
  • Important: en premier lieu, dans le cas où il a postulé à une annonce, demander au candidat de resituer brièvement le poste et de dire e qui l’a intéressé dans l’offre.
  • Rappeler l’objet de l’entretien, son déroulement, les modalités d’évaluation et de restitution. 
  • Présenter brièvement l’entreprise, sa mission, ses valeurs et sa culture.
  • Demander l’accord préalable du candidat en cas de passation de tests psychométriques et techniques.
  • Clarifier toute question du candidat concernant le processus de recrutement.

 Questionnement structuré :

  • Déroulez les questions du guide d’entretien de manière structurée et identique pour tous les candidats.
    Prenez des notes pour chaque réponse.
  • Questions de clarification : si nécessaire, posez des questions de clarification en rapport avec les réponses données, tout en restant dans le cadre de l’entretien structuré.
  • Pour évaluer les soft skills, c’est-à-dire les compétences interpersonnelles, telles que la communication, la résolution de problèmes, la gestion du stress…posez des questions comportementales (ex. : « pouvez-vous me donner un exemple de… ») et situationnelles (ex. : « que feriez-vous si… »).
    Explorez les situations passées exposées par le candidat pour vous faire une idée de son probable futur comportement.

Échanger sur la culture d’entreprise :

Échangez avec le candidat sur ses attentes, ses valeurs, et validez si elles sont en adéquation avec votre culture d’entreprise.
Ayez un dialogue ouvert sur les lacunes, perspectives, engagements futurs de l’entreprise

Questions du candidat et clôture de l’entretien :

  • Encouragez le candidat à poser toutes les questions qu’il souhaite sur l’entreprise et le poste.
  • Répondez à ses questions de manière transparente et complète.
    Si vous n’avez pas la réponse à toutes les questions engagez-vous à revenir vers lui pour les lui donner (précisez comment)
  • Concluez l’entretien en remerciant le candidat pour sa participation.
  • Engagez-vous sur un délai de réponse ou de nouvelle prise de contact si le processus de recrutement se fait en plusieurs étapes.
  • Demandez au candidat de vous restituer « à froid », par e-mail par exemple, ce qu’il a perçu du poste, de l’environnement, et ce en quoi ce poste l’intéresse. Il est important que chacune des parties bénéficie d’un « temps de réflexion » avant de s’engager.

Évaluation des candidatures

  • Grille d’évaluation partagée : évaluez les réponses des candidats dans la grille d’évaluation selon l’échelle prédéfinie pour chaque critère
  • Délibération post-entretien : si plusieurs intervieweurs participent, discutez des évaluations et atteignez un consensus sur chaque critère.

Prise de décision et feedback au candidat

  • Synthèse des évaluations : analyser les résultats et les observations pour chaque candidat.
  • Délibération finale : comparez les candidats sur la base des critères de sélection pré-définis et des résultats obtenus.
    Prenez une décision collégiale sur le candidat final à retenir pour le poste.
  • Restitution aux candidats : donnez un feedback constructif aux candidats non retenus, expliquez les raisons de la décision finale.

Avantages de l’entretien structuré pour les recruteurs

  • Objectivité et équité : en utilisant une série de questions standardisées, tous les candidats sont évalués et traités sur un pied d’égalité, ce qui réduit les biais et favorise une sélection plus juste.
  • Précision des évaluations : les questions ciblées permettent d’évaluer précisément les compétences et aptitudes pertinentes pour le poste.
  • Fiabilité et comparabilité : l’entretien structuré fournit une base solide pour comparer les candidats, en se concentrant sur des critères objectifs plutôt que sur des impressions subjectives.

Limites et inconvénients de l’entretien structuré

  • Rigidité : la structure figée de l’entretien peut limiter la spontanéité de part et d’autre et priver le recruteur de la perception de compétences non référencées, non standardisées, et donc du potentiel d’un candidat “hors normes”.
  • Temps de préparation : la préparation et la mise en place d’un entretien structuré demandent du temps et des ressources initiales.
  • Manque de flexibilité : les intervieweurs peuvent se sentir bridés par le guide d’entretien et sont moins en mesure de s’adapter aux réponses des candidats.
  • Manque d’humanité :  ce processus de sélection peut sembler froid et désincarné au candidat. Il aspire lui aussi à cerner et connaître ses interlocuteurs pour valider son intérêt pour le poste et son désir de rejoindre l’entreprise.

Conclusion :

L’entretien structuré, bien que requérant une préparation minutieuse, offre une méthodologie robuste pour améliorer l’objectivité et la qualité du processus de recrutement. Il permet de réduire les biais inhérents aux méthodes moins structurées, en se concentrant sur des critères mesurables et en éliminant les éléments subjectifs. 

En établissant des questions spécifiques et des échelles d’évaluation, les recruteurs peuvent prendre des décisions basées sur des données tangibles plutôt que sur des intuitions.
Il serait cependant dangereux d’écarter totalement la subjectivité des recruteurs, lesquels ont souvent une connaissance et une perception fines de leur environnement de travail de ses spécificités culturelles, des contraintes d’un poste, du style managérial du N+1, . Ils s’appuient souvent sur cette connaissance pour trouver le bon “match”.
L’entretien structuré permet au recruteur d’être organisé, de ne pas oublier d’évoquer certains points clés / de poser les questions essentielles, mais dans un recrutement c’est bien souvent l’humain qui fait la différence.
Combiner méthode et intuition n’est pas incompatible, c’est même souhaitable.

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